Protección de datos

1. Información general

a) Introducción

La protección de sus derechos individuales en relación con el tratamiento de datos personales es un asunto que reviste gran importancia en las empresas del Grupo MAN (en adelante “MAN”). Tratamos los datos personales de conformidad con las disposiciones establecidas en el Reglamento general de protección de datos (RGPD) de la UE, así como de acuerdo con la normativa legal vigente en el país en el que se encuentra el responsable del tratamiento de datos.

Además, las empresas de MAN se han comprometido a proporcionar una protección integral y uniforme de los datos personales mediante la aplicación de una directiva corporativa vinculante. De este modo, dentro de MAN se garantiza un nivel de protección en todo el mundo equiparable al de Alemania y la Unión Europea.

Asimismo, nuestros empleados están obligados a mantener la confidencialidad con respecto al tratamiento de los datos personales.

b) Responsable, persona de contacto e información

El responsable tal y como establece la ley de protección de datos es la empresa MAN que trata sus datos como parte de una relación contractual existente o incipiente.

Para cualquier pregunta relacionada con la protección de datos, le rogamos que se ponga en contacto con el responsable de protección de datos / coordinador de protección de datos de la empresa MAN con la que existe o se está entablando una relación contractual.

Aquí encontrará una lista con los responsables y coordinadores de la protección de datos de MAN.

2. Recogida y tratamiento de datos personales

a) Limitación de la finalidad y fundamento jurídico

MAN trata sus datos personales con el fin de llevar a cabo y gestionar una relación contractual con usted existente o incipiente. A este respecto, sus datos personales se tratan para diversos fines en el marco de una serie de actividades de tratamiento.

b) Fuentes de datos

Por norma general, sus datos personales se recogen directamente de usted en el marco de una relación contractual existente o incipiente.

c) Obligación de facilitar datos

Deberá facilitar al responsable del tratamiento los datos personales necesarios para la ejecución de la relación contractual. Si usted no proporciona dichos datos, MAN no podrá cumplir con las obligaciones legales pertinentes ni entablar la relación contractual.

d) Finalidad prevista de las actividades de tratamiento

A continuación, se ofrece un resumen de la finalidad prevista de nuestras actividades de tratamiento de datos:

Licitación de servicios y materiales
Envío de solicitudes, petición de cotizaciones pendientes, revisión comercial y comprobación de la integridad de las cotizaciones y realización de negociaciones.

Tramitación de los pedidos (materiales y servicios)
Elaboración, presentación, envío y seguimiento de los pedidos en el sistema.

Apoyo a los proveedores
Comunicación sobre productos o servicios, respuesta a consultas y solicitudes, así como gestión de cuellos de botella y gestión de riesgos.

Control de aprovisionamiento
Cifras de ventas de proveedores y/o números de pieza.

Cumplimiento de las obligaciones legales
Cumplimiento de las obligaciones de conservación, garantía de los requisitos de cumplimiento mediante controles (p. ej., control de la lista de sanciones, blanqueo de capitales), funcionamiento de un sistema de control interno (SCI) y otros sistemas de supervisión para garantizar que los procesos empresariales se ajustan a la normativa.

Los datos tratados se pueden clasificar dentro de las siguientes categorías de datos:

  • Datos de contacto profesional y datos organizativos (de trabajo)
  • Datos de uso informático
  • Datos sobre circunstancias y características personales/profesionales
  • Datos de solvencia y datos bancarios
  • Datos contractuales

Las actividades de tratamiento arriba mencionadas se justifican con arreglo a los siguientes fundamentos jurídicos:

  • Consentimiento para uno o más fines específicos (art. 6, párr. 1, letra a del RGPD)
  • Cumplimiento del contrato o inicio del contrato (art. 6, párr. 1, letra b del RGPD)
  • Cumplimiento de las obligaciones legales (art. 6, párr. 1, letra c del RGPD)
  • Equilibrio de intereses (art. 6, párr. 1, letra f del RGPD)
    • Existencia de una relación pertinente y adecuada entre el responsable del tratamiento y el interesado
    • Prevención del fraude
    • Publicidad directa
    • Transferencia de datos dentro de un grupo de empresas con fines de gestión interna (incluyendo datos de clientes y empleados)

3. Transferencia de datos personales

En casos concretos sus datos personales también podrán ser comunicados a otros organismos:

Si la comunicación de sus datos personales es necesaria para ejecutar o entablar la relación contractual, como en el caso de la financiación del objeto del contrato o en el caso de procesamiento de pedidos compartidos con socios específicos del proyecto (p. ej., carroceros).

También comunicaremos sus datos personales a proveedores de servicios que hayamos contratado en el marco del procesamiento de pedidos (p. ej., la digitalización de las facturas en papel y la creación de una plataforma de proveedores).

Sus datos básicos y sus datos de contacto se publican en una base de datos centralizada con el fin de garantizar una base de datos uniforme y actualizada y comprobar el crédito (otras empresas del Grupo Volkswagen también pueden acceder a esta base de datos).

Si usted ha dado su consentimiento también podemos comunicar sus datos básicos y datos de contacto, así como los datos de la oferta y el pedido a las empresas correspondientes del Grupo Volkswagen con el fin de apoyar al proveedor (p. ej., comunicación).

Si se nos exige que cumplamos con los requisitos legales específicos de cada país en relación con la comunicación de sus datos personales (p. ej., transferencia a organismos financieros, tribunales o auditores).

Se han suscrito contratos de protección de datos con todas las empresas de MAN y del Grupo Volkswagen que reciben datos al objeto de garantizar un elevado nivel de protección de datos.

Si transferimos datos personales a empresas afiliadas o proveedores de servicios fuera del Espacio Económico Europeo (EEE), la transferencia de datos solo tendrá lugar si la Comisión Europea determina que existe un nivel adecuado de privacidad de datos en ese tercer país o existen otras garantías adecuadas y suficientes de protección de datos (p. ej., cláusulas contractuales estándar de la UE o certificación de acuerdo con el denominado Privacy Shield (escudo de privacidad) de la UE/ Estados Unidos).

4. Almacenamiento y borrado de datos

Sus datos personales se borrarán tan pronto como no sean necesarios para los fines arriba indicados.

Sus datos personales se almacenan durante el tiempo exigido por ley o mientras se apliquen los plazos de prescripción legales. Esto se deriva de las obligaciones legales de proporcionar pruebas y preservar los registros que se rigen por la legislación, incluyendo el Código Civil, el Código de Comercio y legislación complementaria y la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.

Además de esto, los datos solo se almacenan si existen otras obligaciones de almacenamiento de carácter legal o contractual como en el contexto de la responsabilidad por productos defectuosos.

5. Sus derechos

Usted tiene derecho a ser informado sobre los datos relacionados con usted y a rectificar dichos datos. En tanto en cuanto no existan disposiciones legales que indiquen lo contrario, también podrá borrar sus datos, así como oponerse y restringir el tratamiento de sus datos. También tiene derecho a la portabilidad de los datos.

Dado que recopilamos y procesamos sus datos personales con su consentimiento, usted también tiene derecho a revocar el consentimiento otorgado de cara al futuro. La legalidad del tratamiento de datos llevado a cabo con su consentimiento hasta que usted lo revoque no se verá afectada por la revocación de su consentimiento.

Dado el caso, necesitaremos verificar su identidad antes de poder procesar su solicitud.

Si, a pesar de nuestros esfuerzos por mantener los datos exactos y actualizados, se hubiera guardado información incorrecta, corregiremos dicha información si así lo solicita.

En caso de reclamación, existe la posibilidad de ponerse en contacto con un supervisor responsable de la protección de datos.

6. Toma de decisiones automatizada

No tomamos decisiones individuales automatizadas a los efectos del artículo 22, párrafos 1 y 4 del RGPD.

7. Seguridad

MAN utiliza medidas de seguridad técnicas y organizativas a fin de proteger sus datos de todo tipo de destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita así como para evitar que personas no autorizadas accedan a esos datos.

Nuestras medidas de seguridad, como el cifrado de datos, se mejoran periódicamente de acuerdo con los avances tecnológicos.