Data protection

Informations générales

Introduction

La protection de vos droits personnels lors du traitement des données à caractère personnel constitue l’une des préoccupations majeures au sein des entreprises de MAN Truck & Bus AG (ci-après dénommé « MAN »). Nous traitons les données à caractère personnel conformément aux dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE et conformément aux réglementations légales du pays dans lequel le responsable du traitement des données est établi.

En outre, les entreprises de MAN se sont engagées à fournir une protection des données à caractère personnel complète et uniforme, au moyen de la mise en œuvre d'une stratégie de groupe contraignante. Au sein de MAN, cette décision assure un niveau de protection international comparable à celui de l'Allemagne et de l’Union européenne.

De plus, nos employés sont tenus de préserver la confidentialité en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel.

Responsable, personne de contact et informations

Le responsable tel que défini par la législation sur la protection des données est l’entreprise de MAN qui traite vos données dans le cadre d'une relation contractuelle existante ou naissante.

Si vous avez des questions liées à la protection des données, veuillez contacter le délégué à la protection des données/coordinateur de la protection des données de l’entreprise de MAN avec qui vous avez initié (ou êtes en train d’initier) une relation contractuelle.

Les délégués à la protection des données/coordinateurs de la protection des données de MAN sont répertoriés ici.

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ TIERS

Introduction

Les présentes conditions concernent le traitement de données à caractère personnel par

MAN Truck & Bus SA

Brusselsesteenweg 406 – 1730 Kobbegem

Téléphone : +32 (0)2 453 01 04

Site web : www.man.be

Adresse e-mail pour des questions relatives à la confidentialité : data-protection-MTB-BELG@man.eu

Ci-après dénommé « MAN ».

Pour l’exécution du contrat entre vous et MAN, qui peut être un contrat de vente, d’entretien, de service après-vente, de location, etc. (ci-après dénommé « le contrat »), MAN traite nécessairement des données à caractère personnel vous appartenant. Ces données permettent de vous identifier en tant que personne. C’est pourquoi elles sont également appelées « données à caractère personnel ». MAN est le responsable de ce traitement.

MAN respecte votre vie privée et fait en sorte que vous puissiez lui confier vos données à caractère personnel. La confidentialité est importante. MAN veut donc vous informer, via les présentes conditions, de ce qu’il advient de vos données à caractère personnel collectées et des droits dont vous disposez dans ce cadre.

MAN peut utiliser les informations qu’il collecte à votre sujet pour de nouvelles finalités qui ne sont pas encore prévues dans la présente politique de confidentialité. Dans ce cas, MAN vous informera des modifications à sa politique de confidentialité avant d’utiliser vos données à caractère personnel pour ces nouvelles finalités. Vous aurez alors la possibilité de vous opposer à l’utilisation de vos données à caractère personnel pour ces nouvelles finalités.

Bases légales

MAN traite vos données à caractère personnel conformément aux bases légales suivantes :

  • Votre consentement ;
  • Le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat
  • ou afin de prendre des mesures, à votre demande, pour la conclusion du contrat ;
  • Le traitement est nécessaire afin de remplir une obligation légale à laquelle MAN est soumis ;
  • Le traitement est nécessaire à la défense des intérêts légitimes de MAN en tant que responsable du traitement ou d’un tiers, sauf si vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentales qui nécessitent la protection de données à caractère personnel prévalent sur ces intérêts. Ces intérêts englobent, mais pas exclusivement :
    • L’existence d’un lien pertinent et approprié entre le responsable du traitement et le sujet des données ;
    • La prévention de la fraude ;
    • Le marketing direct ;
    • Le transfert de données au sein du groupe de l’entreprise et à des fins de management interne (y compris des données à caractère personnel de clients et de travailleurs).

Finalités du traitement

MAN traite vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes exclusivement :

  • Pour l’appel d’offres de services et matériaux, par exemple envoi de demandes, évaluation commerciale, contrôle de l’exhaustivité de quotas et réalisation de négociations ;
  • Pour le traitement de commandes (matériaux et services), par exemple l’inscription, l’introduction, l’envoi et le traçage de commandes dans le système ;
  • Support à des fournisseurs, par exemple communication relative à des produits et services, réponses à des questions et demandes, et gestion de problèmes et de risques ;
  • Pour contrôler le total des achats au niveau de chiffres de vente de fournisseurs et/ou numéros de pièces ;
  • Pour la prise de contact dans le cadre d’un rendez-vous ;
  • Pour un accès correct au site internet et aux services, et une utilisation correcte de ces derniers via notre politique en matière de cookies ;
  • Pour la protection de nos bâtiments et parkings ;
  • Afin de répondre à nos obligations légales, plus précisément respecter les délais légaux de conservation, veiller à ce que les exigences de conformité soient remplies par des contrôles internes (par exemple contrôle de listes de sanctions et pratiques de blanchiment d’argent), appliquer un système de contrôle interne et d’autres systèmes de surveillance afin d’assurer la conformité de pratiques commerciales à des prescriptions importantes.

Le traitement de vos données à caractère personnel par MAN est nécessaire à l’exécution optimale des activités précitées. MAN traitera vos données à caractère personnel à ces fins uniquement, sous réserve de votre consentement ultérieur.

Les données à caractère personnel collectées

MAN collecte vos données à caractère personnel au moyen des informations que vous lui fournissez lors :

  • de la conclusion du contrat ;
  • de la création d’un compte sur le site internet ;
  • du remplissage du formulaire de contact sur le site internet ;
  • de l’inscription à la lettre d’information ;
  • de la demande d’une offre ;
  • de la visite de nos bâtiments et parkings.

Des données à caractère personnel sont des données qui permettent d’identifier l’utilisateur. Dans ce cas, il s’agit entre autres des données suivantes :

  • Des données de contact telles que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail …;
  • Des données de paiement telles que le numéro de TVA et le numéro de compte en banque ;
  • Des données fournies dans le cadre (pré)contractuel ;
  • Des données relatives à l’utilisation informatique ;
  • Le numéro BCE ;
  • Des données financières telles que transactions financières, mode de financement, solvabilité et données bancaires ;
  • Un emploi ;
  • Des photos ;
  • ⦁ Des enregistrements vidéo de caméras de sécurité.

MAN collecte vos données à caractère personnel relatives au contrat ainsi que les informations supplémentaires que vous lui fournissez dans le cadre de l’exécution du contrat.

MAN traite exclusivement les données à caractère personnel nécessaires, pertinentes et suffisantes pour la réalisation des finalités du traitement.

⦁ Information à des tiers

MAN recourt entre autres aux services de tiers pour le traitement de données à caractère personnel. Ces sous-traitants effectifs traitent vos données à caractère personnel conformément aux principes européens relatifs à la protection des données à caractère personnel. Les contrats entre MAN et les sous-traitants effectifs précités contiennent les garanties nécessaires concernant la confidentialité des données à caractère personnel et la conformité à la législation relative à la confidentialité. Si, dans certaines circonstances, MAN se voit contraint de transmettre les données à des tiers, il veillera à ce que ces tiers respectent les obligations et garanties légales relatives au traitement de données à caractère personnel. Ceci constitue une obligation de moyens dans le chef de MAN.

Sous-traitants effectifs

MAN recourt entre autres aux services de sous-traitants effectifs externes pour le traitement de données à caractère personnel dans les cas suivants :

  • Pour autant que la communication de vos données à caractère personnel soit nécessaire à la conclusion ou l’exécution du contrat, par exemple en ce qui concerne le financement de l’objet du contrat ou en cas de traitement commun de commandes avec des partenaires spécifiques de projet (entre autres des constructeurs automobiles)
  • Dans le cadre du traitement de commandes et l’organisation d’événements clients, d’enquêtes de satisfaction client, de l’envoi de lettres d’information et de la mise en place et la gestion de systèmes de Customer Relationship Management (CRM) ;
  • La réalisation d’un stock homogène à jour et pour le contrôle de la solvabilité, par lequel vos informations de base et données de contact sont partagées dans une banque de données centralisée et à laquelle d’autres entreprises faisant partie du Volkswagen Group peuvent accéder ;
  • Si vous avez donné votre consentement à cet effet, nous pouvons partager vos informations de base, données de contact, ainsi que des données liées à l’offre ou au contrat avec des contrats d’ateliers affiliés, des concessionnaires et des importateurs libres pour le service à la clientèle, comme la création d’offres de services spécifiques ou un support régional sur place, pour remettre des offres de location et de financement où nous pouvons partager vos données avec des entreprises correspondantes faisant partie du Volkswagen Group
  • S’il nous incombe, par une obligation spécifiquement liée à un pays, de transmettre des données à caractère personnel, par exemple à des autorités financières, des tribunaux et des auditeurs ;
  • Si nous transmettons des données à caractère personnel à des entreprises ou prestataires de services affiliés en dehors de l’Espace économique européen (EEE), le transfert de données à caractère personnel n’a lieu que si la Commission européenne a confirmé l’existence d’une protection appropriée dans le pays tiers, ou si d’autres garanties adéquates et suffisantes sont présentes (par exemple des clauses standard de l’UE concernant la protection des données ou une certification respectant le Privacy Shield UE/États-Unis).

Un aperçu actuel de ces fournisseurs peut être consulté à tout moment sur […]

Transmission sur la base d’un ordre du tribunal ou d’une réglementation en vigueur

MAN peut être tenu de donner accès, en tout ou partie, à vos données à caractère personnel si :

  • Une obligation légale et/ou un ordre d’une autorité judiciaire ou administrative existe ;
  • Cela s’avère nécessaire à l’exécution du contrat ;
  • MAN l’estime nécessaire afin de préserver ses droits ;
  • Vous avez préalablement donné un consentement spécifique écrit.

Sécurité

MAN fournit tous les efforts raisonnables afin de protéger vos données à caractère personnel.

Si, malgré ces efforts, une infraction est quand même commise à l’égard de vos données à caractère personnel, qui implique probablement un risque élevé pour les droits et libertés de personnes physiques, MAN le signale immédiatement, à moins :

  • Que MAN ait pris des mesures de protection techniques et organisationnelles appropriées et les ait appliquées aux données à caractère personnel auxquelles l’infraction se rapporte ;
  • Et que MAN ait ensuite pris des mesures pour faire en sorte que le risque élevé ne se produise probablement plus ;
  • Que le signalement nécessite un effort disproportionné de MAN, auquel cas une communication publique ou une mesure similaire suffit.

Dès qu’une infraction est portée à sa connaissance, MAN vous fournit au moins dans les meilleurs délais :

  • La nature de l’infraction liée aux données à caractère personnel ;
  • Le nom et les données de contact du fonctionnaire pour la protection des données ou un autre point de contact ;
  • Les conséquences probables de l’infraction ;
  • Les mesures proposées ou prises afin de remédier à l’infraction et limiter les éventuelles conséquences négatives.

Vos droits

MAN met tout en œuvre pour que les données à caractère personnel soient traitées conformément aux exigences légales. Le traitement est exécuté avec une attention particulière pour le caractère loyal et licite qu’il doit revêtir, à des fins déterminées, explicites et légitimes. MAN veille à ce que les opérations de traitement soient simplement exécutées de manière suffisante, pertinente et sans excès.

Vous disposez en outre de différents droits qui vous sont octroyés par la loi sur la protection de la confidentialité.

Droit d’accès

Vous avez le droit de savoir si MAN traite des données à caractère personnel vous appartenant et pour quelles finalités ce traitement a lieu, combien de temps vos données à caractère personnel sont conservées, quelles catégories de données à caractère personnel sont traitées et à quelles catégories de destinataires ces données sont fournies.

Droit de rectification

Vous pouvez demander la rectification des données inexactes et donner un complément de données à caractère personnel incomplètes.

Droit à la suppression des données

Vous disposez du droit de faire disparaître les données à caractère personnel, si :

  • Ces données ne sont plus nécessaires à la réalisation des finalités du traitement ;
  • Vous retirez votre consentement et que rien d’autre ne justifie le traitement ;
  • Une objection est émise contre le traitement, les pratiques de marketing direct ou la prise de décision automatisée ;
  • Les données à caractère personnel sont traitées de manière illégitime ;
  • Les données à caractère personnel doivent être supprimées afin de répondre à une obligation légale établie dans le droit de l’Union ou le droit de l’État membre auquel MAN est soumis ;
  • Les données à caractère personnel sont collectées dans le cadre d’une offre de la société de l’information.

La demande de suppression peut être refusée sur la base de l’exercice du droit à la liberté d’expression et à l’information, d’obligations légales, de motifs d’intérêt général concernant la santé publique ou d’intérêt général dans le cadre de la recherche scientifique ou historique, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Droit à la limitation du traitement

Si le traitement est limité, MAN peut uniquement traiter vos données à caractère personnel, à l’exception de leur conservation, moyennant votre consentement, pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public de l’Union ou d’un État membre.

Vous pouvez obtenir la limitation du traitement des données à caractère personnel si :

  • Vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel pendant une période permettant à MAN d’en contrôler l’exactitude ;
  • Le traitement est illégitime, et que vous vous opposez à la suppression des données à caractère personnel et demandez à la place la limitation de leur utilisation ;
  • MAN n’a plus besoin des données pour les finalités du traitement, mais que vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Si la limitation du traitement est levée, MAN vous en informe préalablement.

Droit à la portabilité

Vous avez toujours le droit d’obtenir les données à caractère personnel s’appliquant à vous sous une forme structurée, pratique et lisible par une machine. Vous pouvez également demander à MAN de transmettre ces données directement à un autre responsable du traitement, dans la mesure où c’est techniquement possible.

Droit d'objection

Vous avez en outre le droit, pour des raisons impérieuses et légitimes liées à votre situation particulière, de vous opposer au traitement des données qui vous concernent. Vous pouvez vous opposer :

  • Au traitement sur la base de l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont MAN est investi ou
  • Au traitement visant à préserver les intérêts légitimes de MAN ou d’un tiers, à moins que les bases légitimes de MAN prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou si MAN invoque des motifs liés à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
  • À toute forme de marketing direct, y compris le profilage qui s’y rapporte.

Droit de plainte

Vous avez le droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle, plus précisément l’autorité compétente belge, si vous estimez constater une infraction lors du traitement de vos données à caractère personnel.

Exercice de votre droit

MAN prend toutes les mesures nécessaires afin de vous permettre d’exercer vos droits sans frais. Si toutefois une demande s’avère manifestement infondée ou excessive (par exemple en raison du caractère répétitif), MAN se réserve le droit d’imputer une indemnité raisonnable ou de refuser la demande.

Afin d’exercer vos droits, vous devez adresser à MAN une demande datée et signée, à l'adresse postale ou électronique mentionnée dans le préambule. Vous devez obligatoirement joindre à cette demande une preuve d’identité, de préférence une copie de votre carte d’identité.

Si votre demande répond à toutes les conditions, MAN est tenu d’y donner suite dans les 30 jours qui en suivent la réception. Selon la complexité de votre demande, ce délai peut être prolongé de deux mois.

S’il décide de ne pas donner suite à votre demande, MAN vous en avisera dans les 30 jours, en mentionnant les motifs pour lesquels votre demande reste sans suite.

Vous pouvez chaque fois introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle ou introduire un recours auprès du juge si vous n’êtes pas d’accord avec la décision de MAN.

Période de conservation de données à caractère personnel

MAN conserve vos informations personnelles jusqu’à 2 ans après le dernier contact, à moins qu’une autre période de conservation soit légalement obligatoire ou nécessaire en vue de la conservation.

Consentement

En acceptant la présente politique de confidentialité, vous acceptez expressément que MAN utilise les données collectées (voir point 2) dans le cadre de ses finalités de traitement (voir point 1).

Vous avez à tout moment le droit de retirer votre consentement pour le traitement qui est fondé sur ce consentement. Ce retrait ne compromet pas la légitimité du traitement fondé sur le consentement antérieur à son retrait.

Vous pouvez exercer ce droit comme décrit au point 6 H. de la présente politique de confidentialité.